【转载】记账时如何合理使用分类和标签
转载文章，略作调整，原文地址为：个人记账和财务管理心得：如何合理使用分类和标签 - 知乎 (zhihu.com)
开始记账前，作用和目的
虽然我一直保持着记账习惯，但不得不说在很长一段时间里都只是记流水账——记完就完，最多年底回顾一下今年的收支情况。但这其实并没有完全发挥记账的作用。我们的目的不应该是为记而记，而是管理自己或家庭的财务状况。App 中的记录要发挥这几个作用：
- 跟踪
- 分析
- 预算
**跟踪：**跟踪各账户（银行账户、信用卡、理财产品、股票账户等）情况，这个不用多说，只要记而且确保记账准确就可以做到。甚至账不用记的太细，定期调整账户余额也可以。
**分析：**最简单的，定期对比收入和支出数字，及时发现入不敷出的危险。再例如，逐月对比分析各项开支，发现其中不健康项目，检讨自己的消费习惯。进阶一点的，分析自己的收入构成，研究如何进一步提高收入。有精力有兴趣的还可以用各项财务指标检查家庭财务状况，指导未来的投资理财计划。
**预算：**建立预算并按预算消费是一个非常好的习惯，虽然不太容易执行。一种是针对未来的大项建立预算，比如装修、婚礼、旅行。另一种是通过一段时间记账后，基本了解自己的消费情况，建立预算跟踪和控制每月开支。
确定了上述目的之后，我们在记账 app 中就要有针对性地设置和使用分类、标签和描述等功能，以便于科学合理地跟踪财务状况。分类设置不好，就很难有效地进行分析。不能指导分析，记账就失去了意义。
如何合理设置分类
首先要明确一点，分类设置是一个非常个人化的选择。一定要根据自己的实际情况来。别人的设置有且仅有参考价值。
先来看一个很差的例子，来自我以前在随手记中使用的分类：
这个分类的问题就是过于琐碎。除非真的需要分析「早餐」「午餐」「晚餐」…… 的支出，否则一个「一日三餐」就完全可以。甚至如果只想了解在吃上花的钱，只需要「餐饮」一级分类就足够，连二级分类都不需要。
我现在使用的「餐饮」分类只有三个子项：外卖 / 餐厅，食材杂货，饮料零食。这样设置是因为我希望跟踪一下自己外食和做饭的情况，还有监督饮料零食的消费（量）。
设置分类主要是区分不同性质的支出（收入），比如衣食住行就是最简单的一个分类。我个人建议遵循以下几个原则：
**原则一：**根据支出（收入）性质设置分类，避免项目性分类。比如有一个「交通」分类，无论是个人交通，还是出差交通，都放在这里。项目用标签区分。
**原则二：**只为经常项设置分类，一次性支出不单独设置分类。其实一个好的分类，本身就应该具有良好的兼容性。
**原则三：**希望在报表中区分和对比的，可以设置不同分类，否则就不分（放进一个分类中）。
**原则四：**可以使用「其他」分类，但应尽量避免。
下图是我最近调整之后完整的分类设置：
一些说明：
「购物消费」针对个人和家庭，「家庭居住」针对房屋本身。比如物业费、保洁费、除甲醛杀蟑螂都算「居住服务」，甚至连装修施工都可以放进去（兼容性）。「生活服务」同理，兼容性很强。
「交通」中除了前两项，其他都是针对私家车的，就是为了统计用车费用。我原本有一个「用车」标签，后来发现这几个分类已经覆盖了所有用车支出，所以标签就可以删了。
「贷款利息」和「偿还贷款」目前都用于房贷，前者针对利息，后者针对本金。这两个分类是使用 MoneyWiz 贷款账户要求的。虽然是支出分类，但在实际账单中记的是「转账」，即从还款账户向贷款账户中转账，类似于会计上的贷记资产，借记负债。
如何合理设置标签
MoneyWiz 支持标签功能，一笔记账可以使用多个标签，便于给账单分类。随手记没有标签，但支持「项目」功能，也可以起到类似的作用。最好还是选择支持标签功能的记账 app。
**原则一：**标签用于区分账单的目的 / 项目，例如「出差」「旅行」「装修」等。前面说过无论个人还是公务产生交通费用，都应计入「交通」分类，之后就是用标签进行区分。
**原则二：**标签尽量少而精，可以定期调整。比如为某一次旅行使用一个标签：「2021 海南游」，事后可以统计出这趟旅行一共花了多少钱。但是这个统计可能一段时间之后就不需要了，此时可以把这个标签合并进「旅行」。时间比较久的标签也可以直接删除。
**原则三：**标签要注意避免和分类重复。比如我的分类中已经完全覆盖了各种用车支出，那么「用车」标签就不再需要。
装修记账举例
去年下半年我家里装修，期间会产生各种费用。像这种低频次大金额的支出，如果混入生活账单中，会严重影响统计和分析，如果完全区分，又面临要不要单独设置分类的纠结。我是这样记账的：
- 设计 / 施工 / 各种人工费：计入「居住服务」分类
- 主材 / 软装 / 家具 / 家电：计入「家具家电」分类
- 交通费：计入「交通」分类
- 保险费：计入「家庭保险」分类
最后这些支出统一打上「装修」标签。通过这样记账，至少可以实现两个目的：
- 直接统计「装修」标签，可以得到本次装修的总支出
- 统计同期支出时，排除「装修」标签，可以统计同期实际生活开支
一些可能遇到的问题及记账技巧
以下列举的问题都是我自己实际遇到过的。注意这里提到的记账方法都基于 MoneyWiz app，其他记账 app 不一定有相应的功能（比如我以前用的随手记），所以有些问题的解决办法就是：换 app。
比如借钱给别人或向别人借钱，或者帮别人代购，应如何记账？
我以前的做法：设置债权和债务账户，借出时从银行账户转账到债权账户，还款时反向转账；如果是我向别人借钱，则从债务账户转账到银行账户，还款时反向转账。这种记法有点理论派的意思（债权债务不算收入费用），但不太好用，也不便于跟踪借贷关系。
我现在的做法：比如借钱给别人，直接在支付账户记支出，同时在「描述」中记「借钱 : XXX」，对方还钱时，在同分类下记一笔负支出，「描述」中同样记「借钱 : XXX」。MoneyWiz 中统计分类支出时，负支出可以冲抵正支出，从而不影响统计金额。也可以搜索「借钱 : XXX」列出所有相关账单，跟踪 XXX 的还钱情况。
如果借贷发生比较少（比如我就几乎不给别人借钱），可以计入「其他」分类，否则可以单独设置分类。为什么要记负支出而不记收入？因为支出分类和收入分类是两套系统，无法互相冲抵。
比如我有一个交通费的分类，如果是出差产生了交通费，事后又进行了报销，如何记账？
和上一个问题的思路一样，产生支出时，在相应分类下记支出，报销时在同分类下记负支出。同时灵活使用标签和描述来进行标记，便于以后统计和跟踪。
如果某次消费产生了退款或部分退款，怎么记账？
这个不需要记负支出了，MoneyWiz 支持「退款」功能，可以直接针对某一个支出记退款。
房贷、车贷如何记账？每次还款如何记账？
MoneyWiz 支持「贷款账户」，可以设置 APR（年化利率），自动生成还款计划和每期还款账单，到期会自动记账。但是目前还不支持变动的 APR，我的解决办法是每期还款记账时手动调整一下金额。
股票账户如何记账？如何记录投资损益？
MoneyWiz 支持「投资账户」，记录时输入股票代码就可以自动跟踪股票行情，不过要求是在 Yahoo Finance 可以搜到的股票 / 基金代码，否则也可以手动更新价格。投资账户的价值变动不计入普通的收支统计，但是可以单独统计投资损益。
对于房产，目前还没有专用账户。官方建议的一种做法是，在投资账户下记录一笔资产，数量设为 1，价格就是市场价，需要时手动更新价格。不过在开发路线图中有提到会退出「资产账户」，期待一下。
手动记账好麻烦，能不能自动记账？
目前还没有找到好的办法。MoneyWiz 支持链接记账，按照一定格式生成一条链接，在 Safari 中链接，就会自动在 app 中生成一笔记录。看起来有点自动的意思了，然而实际上几乎没什么用，至少我没有想到应用场景……
以上就是我个人目前的一些心得总结。个人记账是一个很麻烦，但很有用也很有乐趣的事。我会继续做下去，以后也会有新的认识和心得，再来更新本文。如果有问题也可以在评论中留言，对于有共性的问题我也可以更新到文章中。